Modèle de procès verbal de destruction d`archives

Malheureusement, de nombreux gouvernements ne pensent pas à un désastre Records jusqu`à ce qu`il arrive. Il est beaucoup plus facile et beaucoup moins coûteux d`empêcher un désastre de dossiers que de récupérer d`un. Cela pourrait être une bonne occasion pour vous et les autres membres de votre gouvernement de penser à une planification des catastrophes et à la prévention des dossiers. Les Archives publiques, a compilé quelques conseils et des ressources. Des ressources additionnelles peuvent être trouvées par l`administration nationale des archives et des dossiers, la société des archivistes américains, et le centre de conservation des documents du nord-est. Les politiques de conservation des documents sont l`une des nombreuses politiques de bonne gouvernance que l`IRS met en évidence sur le formulaire IRS 990 en demandant si le dépôt à but non lucratif a adopté une politique écrite de rétention des dossiers. Le Northeast Document Conservation Center (NEDCC) est une organisation à but non lucratif qui publie de grandes ressources pour traiter des problèmes comme ceux-ci. Leurs dépliants de préservation en ligne contiennent des instructions étape par étape pour la gestion des urgences des dossiers. L`Institut américain pour la conservation des œuvres historiques et artistiques a un guide de terrain pour les vidéos d`intervention d`urgence et d`autres ressources disponibles pour vous aider dans vos efforts. Votre sécurité et la sécurité de votre personnel sont primordiales.

En cas de catastrophe, votre Commission des dossiers devra évaluer les problèmes de santé possibles et les ressources nécessaires pour récupérer les dossiers par rapport à la valeur administrative, juridique, fiscale et historique des dossiers. Si votre Commission des dossiers décide que les dossiers sont au-delà de l`aide, vous pouvez les détruire et documenter leur destruction avec un formulaire RC-1 ou RC-3. En un mot: frais, sec et constant. Stockage d`enregistrements papier dans un espace frais (65-70 degrés) avec faible (50-60%) l`humidité est la meilleure façon de ralentir la détérioration des enregistrements papier. La chose la plus importante à entretenir est une température constante et l`humidité-même si la température idéale n`est pas réaliste pour votre installation, l`environnement constant ira un long chemin vers l`amélioration de la longévité de vos dossiers. Stockez les dossiers dans des boîtes étiquetées sur des étagères en métal dans une pièce sans lumière du soleil, avec l`étagère la plus basse au moins quelques centimètres du plancher. Cet arrangement facilitera la recherche et l`accès aux enregistrements.